Сертификат электронной подписи (ЭП) должен полностью удовлетворять всем требованиям, выдвигаемым компанией-приемщиком документации, а также российским законодательством.

1. Выбираем сертификат

Существует 3 типа ЭП. Если российским законодательством не оговаривается применение конкретного типа ЭП для ведения документооборота, партнеры по цифровому документообороту могут выбирать любой тип ЭП.

Выбирать конкретный тип сертификата электронной подписи необходимо, отталкиваясь от того, для какого типа задач будет использоваться ЭП. К примеру, для работы с электронными счетами-фактурами, являющимися документальной основой вычета НДС, необходимо получение квалифицированной ЭП. Этот же тип подписи используется для передачи всех отчетностей в соответствующие госорганы.

Чтобы решать задачи в межкорпоративном электронном документообороте, возможно использование усиленной неквалифицированной электронной подписи, если это не запрещается российским законодательством.

При помощи квалифицированной ЭП возможно осуществление доказательной идентификации автора документов, защиты от внесения корректировок, а также контроль целостности документации.

Внутренний электронный документооборот между структурными подразделениями компании может осуществляться с использованием как простых ЭП, так и неквалифицированных.

2. Какое количество сертификатов открывать

В принципе, все вопросы, связанные с электронным документооборотом, решаются использованием усиленной квалифицированной ЭП.

При приобретении сертификата необходимо четкое понимание того, как будет использоваться ЭП, поскольку ее стоимость прямо зависима от спектра функций, которые доступны сертификату. Для того чтобы сертификат покрывал все цели документооборота, необходимо указать их в заявке на получение сертификата ЭП.

В некоторых случаях сторона, которая является получателем документа, может ставить дополнительные условия. К примеру, некоторыми операторами документооборота принимаются документы, подписанные ЭП, выданной исключительно удостоверяющими центрами, которым они доверяют, например, компании «Современные информационные технологии» - https://sis-company.ru, которая принимает заявки для получения электронной подписи (ЭП) практически во всех больших российских городах.

Итак, простая электронная подпись пригодна для внутреннего документооборота, неквалифицированная – для межпартнерского, а квалифицированная – для сдачи отчетностей в контролирующие госорганы.